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lundi, 08 janvier 2007

Email consideration

Mail, Email, Courriel… pour parler de la même chose : le courrier électronique.
Le québécois m’aurait apporté le terme le plus exact à mon sens pour un francophone : le courriel.
Mais mon propos n’est pas de débattre sur les termes les plus appropriés (le contenant) mais plutôt du contenu. Mon point de vue sur le comportement à adopter vis-à-vis du courrier électronique n’a cessé d’évoluer au fil du temps.
Les questions auxquelles j’invite à répondre sont :
à quelle fréquence devrait-on consulter sa boîte ?
quand répondre aux emails ?
doit-on répondre systématiquement à tous ?
quand/comment les classer ?

Je dois avouer pour commencer que ce comportement est différent en fonction de ma boîte aux lettres en question : professionnelle ou personnelle.

Sur le plan professionnel, j’utilise Lotus Notes. Je suis informée à la seconde près (si je suis près de l’ordinateur) de tout email qui arrive par un son ‘tadaaaa’ tonitruant. Si je suis sur une autre application ou au téléphone, inconsciemment je suis tout de même informée que du courrier m’attend. Pas de planning de consultation donc pour moi, j’ouvre mon courrier au fur et à mesure que je les reçois.
Avec le temps et la façon de travailler nord-américaine, j’ai appris à réagir efficacement pour le traitement. À chaque email reçu, au moment de sa lecture, j’essaie d’entreprendre immédiatement une action : soit j’y réponds tout de suite si c’est possible, soit je le classe dans un dossier approprié, de cette manière seuls les emails qui nécessitent une action plus importante demeurent dans la boîte de réception (Inbox). En effet, j’ai remarqué que le fait de juste lire et fermer un email reçu sans réagir, nous fait perdre du temps car il faudra ensuite le rouvrir pour le traiter adéquatement.
Quant à savoir s’il faut systématiquement répondre (à court ou long terme) à TOUS mes emails, je dois avouer que je le faisais dans le passé. Je dirais que c’est mon éducation qui voulait que je passe pour une fille bien élevée qui m’incitait à répondre et dire au moins ‘Merci’. J’ai arrêté de le faire à tout va depuis que j’ai réalisé que certains de mes collègues (dont mon patron) recevaient jusqu’à 100 emails par jour et qu’ils devaient passer à travers tous pour faire le tri ! Ne pas répondre quand ce n’est pas absolument nécessaire m’a valu la reconnaissance de mon boss :D

Sur le plan personnel, ma boîte principale est chez Yahoo. Depuis quelques mois, j’ai trouvé une astuce : la barre d’outils de Yahoo, qui me permet d’être informée en temps réel quand je reçois un courrier. J’ai une petite cloche jaune qui s’affiche dans ma barre, même sans être dans Yahoo, pour autant que mon ordi est connecté sur internet !! J’ai donc le choix d’aller consulter ou non. Là aussi j’essaie de réagir à la première lecture mais sans stress… juste pour être efficace et gain de temps mais ce n’est pas ma priorité. D’un autre côté, je dis plus facilement Merci aux emails persos car je sais que tout le monde aime recevoir du courrier sensé et surtout qu’on nous manifeste de la reconnaissance en retour d’un envoi sympathique. À une exception près, je déteste les envois massifs de diapos PPT (ou de blagues bêtes) et où je figure parmi une liste de distribution rendue publique.
Je les ignore 3 fois sur 4.

Sinon pour résumer, je râle le matin quand j’ouvre ma boîte pro et que je vois que j’ai 20 emails non lus, alors que je jubile si je vois la même quantité et plus dans ma boîte perso.
Allez comprendre la psychologie humaine hein ?!!

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Commentaires

Pas (encore) de boîte professionnelle pour moi, donc que du bonheur quand je vois les mails qui m'attendent :)
Je suis comme toi, par contre, je déteste les diaporamas et autres chaînes plus ou moins idiotes : je ne tolère que les pièces jointes vraiment drôles...
En ce qui concerne la gestion des mails, j'utilise Outlook Express : comme ça, je peux répondre aux mails même quand je ne suis pas connectée (je les envoie le lendemain dès que je me connecte). Maintenant que j'ai l'adsl, c'est moins pratique : mais quand je n'avais pas encore atteint ce stade de la technologie, ça permettait de gaspiller moins de temps internet, et de pouvoir répondre tranquillement le soir ! :)

Écrit par : Titania | lundi, 08 janvier 2007

Il n'y a pas longtemps que j'ai réellement saisi l'importance d'utiliser les mails dans la communication :)
D'habitude j'envoie un mail ou deux par semaines .. mais là, je suis devenu un vrai spammeurs ma foi !! environ 5 mails par jour heh ..

Écrit par : B2 | lundi, 08 janvier 2007

lecture puis action ! on les reconnaît les gens du nord hein !:)
je parlais des mails. Courriels ça me fait un peu sourire...

Écrit par : Casimiri | lundi, 08 janvier 2007

@ Titania. on s'organise avec les moyens qu'on a sur le moment !! Je me souviens du temps où je préparais mes emails dans Word ;)

@ B2. Cinq emails par jour ? oh my.... je dois bien en envoyer 20 par jour en moyenne. Je ne m'en vante pas, je m'en plains :(

@ Casimiri. LOL, j'avoue que je n'arrive plus à dire 'mail' depuis que je suis ici... parce que si tu dis ça à un canadien ou américain, il pensera que tu parles de lettre papier... oui le timbré... À cause de l'anglais bien sûr. Donc vaut mieux dire email au pire... et mieux avec les franco : courriel
on s'entend-tu là-dessus ?
:PPP

Écrit par : Lilia | lundi, 08 janvier 2007

halte à la dictature de l'instantané !
professionnellement, je relève mes messages tous les 2 heures à peu près - ce qui correspond à une vingatine par jour - et dans la plupart des cas, je n'y réponds que le lendemain... sans grand dommage finalement.

bônané aloha i lilia e

Écrit par : Rajiosy | lundi, 08 janvier 2007

Pas de boite professionelle mais trois comptes perso !
Deux que je vérifie tous les jours : le matin en allumant le pc et lorsque je reçois un mail, j'ai un notificateur qui vient faire une petite danse 'en ce moment, c'est un chien,( je suis sous Incredimail ;) ).
Comme tu le dis, on aime recevoir du courrier, qu'il soit virtuel ou non !
J'aime souvent prendre mon temps, ne pas répondre tout de suite mais le lendemain si le mail ne comporte pas de question 'urgente".

Le troisième compte est sous Msn et celui là, je le regarde rarement...

Mais avec l'Adsl, les règles explosent et c'est finalement selon l'humeur mais il m'arrive encore de taper mes messages sous Word quand ils sont vraiment très très longs (je suis bavarde, même avec un clavier !)!

Écrit par : Shopgirl | lundi, 08 janvier 2007

Chez moi tout est confondu (perso et pro)... pas de chichi :)

Écrit par : morgane | mardi, 09 janvier 2007

J'essaie de répondre mais pa toujours, je n'y passe quand même pas la journée. Bises

Écrit par : mamita | mardi, 09 janvier 2007

Hello Lilia! Bonne année 2007, toute pleine de bonnes choses alors!
J'ai pris mes problèmes de gestion du temps par les cornes en ce mois de janvier plein de bonnes résolutions que je compte bien tenir!
Boîte pro, ouf! je croise les doigts, je ne suis pas envahie, peut-être aussi parce que je demande à ne pas l'être! L'urgent se fait la plupart du temps par téléphone, donc rien de vital en principe dans la boîte.
Boîtes perso, j'en ai 2 principales, je vais me résoudre définitivement à tous les faire suivre à une même adresse (gmail)! J'adore recevoir plein de mails, mais le stress demeure le délai pour y répondre. Je ne te dis pas en période de fêtes et nouvel an! Et je n'ai encore envoyé mes voeux! Donc, tranquillement, ce matin... ;)
Par contre j'ai également horreur des chaînes ^^ et diapos.

Écrit par : Tattum | mardi, 09 janvier 2007

Coucou Lilia ! Happy New Year d'abord :)
Actuellement ma boite pro et ma boite perso sont mélangées ... Pour cause de débit, je préfère tout recevoir sur mon client mail du boulot (et puis je n'ai pas [encore] Internet à la maison ...) Je reçois en gros entre 30 et 50 mails par jour (pro et perso confondus)

Pour des raisons de débit, j'ai arrêté les envoyer/recevoir régulier. Je le fais environ toutes les deux heures. De toutes façons, il ne faut pas habituer les clients/fournisseurs à répondre tout le temps rapidement car après ils s'habituent et c'est toi qui est stressée ;) Je lis tous mes mails, ceux qui nécessitent une réponse rapide et courte, j'y réponds tout de suite. Ceux qui nécessitent une réponse structurée, je les marque avec un drapeau et ils apparaissent dans mes mails à suivre et je les laisse également dans Inbox.
Je ne réponds pas à tout le monde non plus, sauf quand c'est des mails perso :) et j'ouvre rarement les chaînes etc.

Valà, tu sais tout ;) Cheers

Écrit par : Mia | mardi, 09 janvier 2007

Moi je les lis tous, dès qu'ils arrivent... Après pour les réponses ... Ca dépend, si j'ai envie ;)

Écrit par : Vola | mardi, 09 janvier 2007

que des mails persos
et j'adore recevoir des photos en PJ!!!
je réponds tout de suite sinon j'oublie...
Je n'aime pas les chaînes mais j'apprécie les diapos humoristiques ....
voilà tu sais tout...
je déteste la PUB!!!!

Écrit par : dite | mardi, 09 janvier 2007

Bonjour les filles et... Rajiosy (yes I am assuming you are a male) !!
Merci de partager vos pratiques ;)
Rajiosy a raison, on se retrouve sous la dictature de l'immédiat. Mais quand on travaille avec des gens (50% US pour moi et 40% Canadiens anglophones) qui réagissent dans les 2 heures qui suivent mon envoi... on dirait qu'il faut s'aligner. Quelqu'un qui répond à ses emails 3 jours ou une semaine après a mauvaise réputation... gloups

Shopgirl, j'aurais bien aimé voir ton chien :)) ça me plairait tiens pour mon mail perso.

Dite, sur Yahoo j'ai trouvé l'option pour ne plus voir les spams. Donc j'ai encore qlq pubs qui atterrissent sur mon Inbox, je clique direct sur Spam et je ne reverrai plus jamais l'expéditeur.

Écrit par : Lilia | mardi, 09 janvier 2007

"l'homme est une femme comme les autres" titrait ce film :-)))

Écrit par : Rajiosy | mardi, 09 janvier 2007

J'envoie très peu d'e-mails, simplement à quelques personnes très proches et peu souvent. Je suis restée très téléphone pour les gens que j'aime.
Bonne journée, à bientôt

Écrit par : Marie Bland | jeudi, 11 janvier 2007

@ Marie Bland. Je pense comme toi qu'il n'y a rien de mieux que le téléphone pour rester proche. Quand on a vraiment de l'estime et qu'on aime quelqu'un on l'appelle.

Écrit par : Lilia | vendredi, 12 janvier 2007

@ Rajiosy. Raovina no mba manoratra kely indray ao @ MM ??? Itanao ve ilay valin'i Rossy adressé à Vanf ? Tena mbola mitoy ilay resaka sa ahoana ?!

Écrit par : Lilia | vendredi, 12 janvier 2007

je suis ravis de vous ecris pa ce que ici Abidjan ont ne fait fait que paler de vous et c'est cette aison qui m'aencourager àvous ecris

Écrit par : sedohue nestor | vendredi, 27 avril 2007

Bonjour Nestor.
On parle de moi à Abidjan ???
Comment ça, je ne comprends pas.

Écrit par : Lilia | vendredi, 27 avril 2007

 

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